Инструкция для сотрудников структурных подразделений является пошаговым руководством по обработке документов и подготовке их .

Настоящая инструкция определяет общий порядок подготовки и передачи.

Хранение документов в архиве, организация архивного хранения документов. Кроме того, в должностные инструкции некоторых других работников. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными . При ведении делопроизводства в органах государственной власти и местного самоуправления на государственном и официальном языках, документ .

Процедура архивирования кадровых документов в организации. Архивирование кадровых документов в организации происходит по определенным правилам, устанавливаемым как на законодательном уровне, так и на уровне самих организаций (в локальных актах). Что это за правила и как они применяются на практике, расскажем далее в статье. Кто проводит подготовку кадровых документов в архив? Какие документы подлежат архивированию?

Куда передаются документы из отдела кадров? Что включает в себя подготовка дел к архивированию?

Кто проводит подготовку кадровых документов в архив? Подготовку дел к передаче в архив могут возложить и на одного сотрудника, и на нескольких сразу — всё зависит от объема документов, которые подлежат архивированию. Так, если в организации архивирование еще ни разу не проводилось, а срок ее деятельности составляет уже несколько лет, одного сотрудника может быть попросту недостаточно, чтобы обработать весь массив документов. В организациях же, где кадровая работа давно налажена, деятельность по архивированию документов включена в должностные обязанности одного из сотрудников. Такой сотрудник знает, в какие периоды нужно заниматься архивированием и каковы правила этой работы.

Обычно в такой организации разработан и внедрен отдельный нормативный акт — «Положение о хранении документов», которым сотрудник и руководствуется в своей деятельности. Если в структуре компании множество подразделений, каждое из которых имеет свой документооборот, первичная подготовка документов для архивирования осуществляется сотрудником из штата подразделения. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае отвечает работник службы кадров. Какие документы подлежат архивированию? В ст. 1. 7 Федерального закона «Об архивном деле в РФ» . В этом же законе приводится определение архивного документа, из которого следует, что это материальный носитель, на котором зафиксирована информация, значимая для граждан, общества и государства в целом.

История делопроизводства; Инструкция по делопроизводству. Хранение документов в архиве; Подготовка документов к передаче в архив . Архивация документации - это очень важный и нужный момент в делопроизводстве любой компании! В этом видео мною Вам будет . Должностные инструкции (обязанности). Главная / Кадровые документы / Процедура архивирования кадровых документов в организации. Соответственно, за подготовку к архивированию кадровых документов в таком случае . Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в .

Однако это определение слишком расплывчато, кадровым служащим трудно самостоятельно применять его на практике, поэтому они ориентируются на перечни документов, обязанность по хранению которых установлена на законодательном уровне. Например, в приказе Минкультуры России . В тексте закона как разновидность архивных документов выделены документы по личному составу, за архивацию которых как раз и отвечает кадровая служба. Вот сроки хранения некоторых кадровых документов: трудовые договоры — 7. В чем смысл архивирования?

Дело в том, что доступ к кадровым документам актуален лишь для работающих сотрудников. После увольнения же большинство документов на сотрудника уничтожать нельзя, хотя и продолжать хранить их вместе с остальными нет смысла. Вот тут и выручает процедура архивирования и передачи документов на хранение.

Куда передаются документы из отдела кадров? Под архивом могут пониматься: специализированные учреждения, где собираются документы федерального, регионального или местного значения; отдельное структурное подразделение организации, которое специализируется на хранении документов. Если в компании документооборот большой, то в ней учреждается архив, куда из всех подразделений сдаются на хранение документы. Если в организации отдельного архива нет, может быть принято решение подписать договор со специализированным учреждением, куда и будут в дальнейшем передаваться документы. В то же время есть ряд документов, имеющих статус не просто архивных, а документов Архивного фонда РФ.

Такой статус по закону получают документы, имеющие особую ценность для общества и государства (ст. Бланк Адвокатского Кабинета. ФЗ «Об архивном деле»).

Они могут находиться в частной собственности, но их уничтожение запрещено. Хранятся такие документы с соблюдением дополнительных требований, которые устанавливаются в договоре между организацией и специализированным архивным учреждением (ч. ФЗ «Об архивном деле»). При налаженной архивной работе документы из структурных подразделений передаются в архив организации, где происходит их систематизация, а также отбор документов, которые в силу своей значимости или длительного срока хранения должны быть переданы в специализированное архивное учреждение. В случае прекращения деятельности организации вся документация, которая еще должна храниться, также передается в архивное учреждение. Этим может заниматься и ликвидатор (ликвидационная комиссия), но даже в таком случае документы должны быть подготовлены к передаче, т. Так, в одних случаях в структурных подразделениях проводится минимальная работа по сбору и систематизации документации, после чего уже в архиве ответственные сотрудники проводят все необходимые работы по определению документов на хранение; в других же составление подробной описи передаваемых дел может требоваться уже от самих подразделений.

Подготовка дел к передаче в специализированное архивное учреждение требует проведения определенных действий. Так, согласно Основным правилам работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива 6 февраля 2.

Оформленные по всем правилам дела сдаются в архивное учреждение. Таким образом, процедура архивирования подразумевает, что кадровые документы пройдут экспертизу, в рамках которой будет определена их ценность и необходимость дальнейшего хранения с указанием сроков, и все отобранные для хранения документы будут систематизированы и учтены. Уже на этапе архивации документов внутри компании необходимо так построить работу в этом направлении, чтобы сформированные дела отвечали требованиям законодательства в сфере архивного дела.

Только тогда при дальнейшей передаче дел в архивные учреждения не нужно будет совершать дополнительных действий по их оформлению.