Документационное обеспечение управления. Организация документооборота и делопроизводства. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально- техническое обеспечение и т. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения. Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема- передачи информации, правильной постановки справочно- информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ): Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов). Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов). Систематизация архива документов. Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
РОЛЬ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов. Илюшенко М.П. Функциональный анализ документа // Делопроизводство.
Служба ДОУ решает три основных комплекса задач: обеспечение документирования управленческой деятельности; организация работы с документами в учреждении; совершенствование форм и методов работы с документами. Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций: Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения); Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов; Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов; Контроль за исполнением документов; Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан; Обеспечение защиты информации. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций: разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации; методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации; повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами; упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации; разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины; постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами. В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: Руководство теряет целостную картину происходящего. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно.
Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных. Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями: средства и правила создания документов,ведения их электронного архива,поддержки документооборота и при этом базироваться на программно- технических платформах предприятия. Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно- технические платформы и систему автоматизации делопроизводства. Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи: Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
Документация и ее роль в системе управления. Коды В Табульках. Организация делопроизводства на. Роль документов в коммерческой организации: от делопроизводства к автоматизации процессов управления. Делопроизво. Документооборо Организация и технологии документационного обеспечения управления.
Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов. Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения: системы управления базами данных; системы поиска документов и анализа текстов; системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных); среду клиент- сервер; Internet/intranet. Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т- 2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки); финансово- бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.); информационно- справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.). От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.